Con motivo de la celebración del Día Internacional de los Archivos, queremos mostrar la labor que nuestra archivera, Soraya García, está desarrollando en el Archivo Municipal de Lozoyuela Navas Sieteiglesias, gracias a la subvención del Programa de Empleo para municipios rurales de la Comunidad de Madrid.

 

El Archivo Municipal lo componen los documentos producidos y recibidos por el Ayuntamiento en el ejercicio de sus funciones, sea cual fuere su soporte, forma o fecha, y su función es la custodia y gestión de estos documentos, con el objetivo de ofrecer un servicio rápido y eficaz a los técnicos del Ayuntamiento, de forma que puedan desarrollar su labor con puntualidad y mejorar la gestión administrativa municipal; pero no solo es un servicio interno sino que también está abierto a los vecinos u otros usuarios, como investigadores, historiadores, etcétera, que requieran información sobre asuntos de la vida municipal.

Para lograr este objetivo existe un plan estratégico que define las actuaciones tanto en el archivo físico como en el soporte tecnológico.

 

 

 ¿Cómo se aborda la gestión documental en el Archivo Municipal?

El Archivo de Lozoyuela Navas Sieteiglesias cuenta con un cuadro de clasificación que refleja las áreas funcionales y la organización municipal; sus fondos se han clasificado en cuatro grandes secciones: Gobierno, Administración, Servicios y Hacienda. Es una herramienta abierta y flexible y en constante crecimiento, al igual que el propio Archivo.

Cualquier documento que se registre administrativamente pasa por los siguientes procesos archivísticos: identificación, clasificación, organización, ordenación, descripción y, finalmente, la instalación en el depósito físico municipal teniendo en cuenta una serie de medidas que garanticen la preservación, integridad y seguridad de la documentación.

El fin último de esta labor de clasificación informática y física es recuperar la información contenida en los documentos para su utilización posterior, respetando las limitaciones de acceso a los documentos contempladas en las leyes, además de proporcionar eficacia y eficiencia, mejorar la institución y dar un buen servicio a los ciudadanos.El área municipal de mayor actividad documental es Urbanismo.

Los archivos hoy

El importante papel de las tecnologías de la información en la Administración Pública y su evidente repercusión en los archivos municipales es cada día mayor. La economía digital está generando importantes cambios en la gestión de la información, y, por tanto, en la manera de gestionar los archivos, que deben adaptarse a los nuevos retos y oportunidades.

Pero, sobre todo, en los archivos municipales se conservan los documentos, se mejora la gestión administrativa municipal, y se aseguran los derechos jurídicos de la corporación y de los ciudadanos, al ser custodios de la vida y de la memoria. Por este motivo, no solo son testigos de de la transformación social, sino parte de ella.  Un buen ejemplo de estos cambios es nuestro Archivo Municipal que, poco a poco, se va transformando.

Conoce tu Ayuntamiento, trabajamos para ti 🙂